Notre politique de confidentialité

Chez Synergie («Synergie», « nous », « nos », « notre »), nous respectons la vie privée et la protection des renseignements personnels de nos employés, candidats, fournisseurs et clients dans tous les aspects de nos activités commerciales.

La présente politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. Bien qu’aucune mesure soit absolument infaillible, Synergie met en place des mesures raisonnables et adéquates afin de préserver les renseignements personnels que nous collectons et pour que ces informations restent sécurisées et protégées lors de la fourniture de services à nos clients. 

Les renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués par Synergie conformément à la présente politique de confidentialité. Notre politique est également conçue pour se conformer aux exigences des lois canadiennes en matière de protection de vie privée et des renseignements personnels, incluant la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Type de renseignements personnels collectés

En tant que demandeur d’emploi utilisant les services de Synergie, il vous est demandé de fournir certaines informations afin que nous puissions vous fournir le meilleur service possible. En plus de vos coordonnées, votre langue de préférence, votre date de naissance (la date de naissance est collectée uniquement lorsque des recherches sur les antécédents en lien avec l’emploi doivent être conduits), de votre curriculum vitae et d’une description du type de travail que vous recherchez, votre dossier peut comprendre les éléments suivants:

• Nos notes d’entretien.
• Informations obtenues par référence et vérification des antécédents.
• Dossiers en lien avec votre parcours académique.
• Lettres de références.
• Résultats des tests de compétences.
• Informations requises pour fournir des services de paie, y compris les détails bancaires, les déductions fiscales et les indemnités de vacances. Le numéro d’assurance sociale n’est pas collecté au stade de la candidature mais uniquement lorsque le candidat aura reçu une offre d’emploi et ce, à des fins fiscales.

Utilisations des renseignements personnels

Synergie Hunt utilise vos renseignements personnels pour:

• Comprendre vos qualifications, vos besoins et vos préférences.
• Vous trouver les meilleures opportunités d’emploi qui vous donneront la satisfaction professionnelle que vous recherchez.
• Répondre aux demandes d’informations de nos clients concernant les candidats.
• Vous fournir une formation appropriée ou des services de transition de carrière.
• Évaluer et développer nos activités et nos opérations pour mieux servir les demandeurs d’emploi et nos clients.
• Gérer les services de paie;
• Entrer en contact avec vous concernant votre dossier lorsque nécessaire;
• Vérifier vos antécédents lorsque cela est nécessaire et légalement approprié;
• Assurer la conformité avec les exigences légales et réglementaires applicables;
• Toute autre finalité pour laquelle nous obtenons votre consentement additionnel.

Synergie ne recueille jamais plus de renseignements personnels qu’il n’est nécessaire pour atteindre ces objectifs.

Divulgations de renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne sont divulgués qu’à des fins commerciales légitimes (lesquelles sont énumérées ci-dessus) ou pour répondre aux exigences légales et réglementaires, par exemple pour se conformer à une ordonnance du tribunal.

Dans le cours normal de ses activités, Synergie divulguera vos renseignements personnels à ses clients dès lors qu’ils estiment qu’il existe un potentiel de placement. En tant que demandeur d’emploi, vous comptez sur nous pour partager ces informations. Synergie fournira vos informations aux employeurs que s’il y a une offre d’emploi qui vous convient, et nous ne fournirons que les informations requises et demandées pour prendre une décision éclairée concernant un candidat.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec nos sociétés affiliées, partenaires, entrepreneurs ou autres sociétés (collectivement «représentants») que nous utilisons pour fournir des services complets de dotation en personnel. Cependant, nous divulguons uniquement les renseignements strictement nécessaires pour la fonction qui sera effectuée par le représentant en notre nom. 

• Les types de tierces parties avec lesquelles Synergie partage vos renseignements personnels sont :

• Les organisations qui effectuent des vérifications des antécédents, notamment des vérifications criminelles, éducatives et de crédit, à la demande du client.
• Centres de test des employés.
• Les fournisseurs de services techniques tels que les fournisseurs d’hébergement infonuagique.
• Nos consultants et conseillers professionnels (comptables, conseillers juridiques, etc.).

Nous pourrions également être amenés à communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’une fusion, acquisition, financement par emprunt, vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert à une ou plusieurs tierces parties de renseignements personnels à titre d’actif commercial.

Dans la foulée des pratiques décrites ci-dessus, il est possible que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du territoire du Québec dans des pays étrangers tels que les États-Unis, où des règles moins protectrices à l’égard de vos renseignements personnels peuvent s’appliquer.

Consentement

En prenant connaissance de cette politique, en utilisant nos services et en nous fournissant vos informations personnelles dans le cadre des services que nous offrons, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles telles que spécifiées dans les présentes. Par exemple, si vous indiquez les noms et numéros de téléphone de vos employeurs précédents sur votre CV pour des raisons de vérification des références, vous consentez à ce que nous vérifions ces références.

Lorsque cela est nécessaire en vertu de la loi applicable, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels dans un but qui ne vous a pas été préalablement indiqué au moment de la collecte et notamment dans cette politique, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser et/ou communiquer ces renseignements à ces nouvelles fins.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos informations aussi longtemps que vous utilisez nos services de placement, incluant lorsque vous optez pour que nous vous contactions lorsque nous trouvons d’autres opportunités de carrières potentiellement intéressantes pour vous, ou plus longtemps si la loi l’exige. 

Sécurité

Nous avons mis en place des procédures et des politiques concernant le personnel pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, sur support papier et électronique. Synergie protège les renseignements personnels fournis par le biais de diverses pratiques et mesures de sécurité. Par exemple, nous avons intégré les mesures suivantes:

• L’accès aux fichiers électroniques et papiers est limité aux employés/représentants de Hunt en fonction de la nécessité qu’ils aient accès aux renseignements dépendamment de leur fonction;
• Les critères de sélection des mots de passe et leur expiration rendent plus difficile les accès non autorisés.
• La formation du personnel sur l’importance de la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information est effectuée régulièrement.
• Les classeurs restent verrouillés en tout temps.

Toutefois, nous ne pouvons garantir une sécurité infaillible dans le contexte de l’utilisation des technologies de l’information telles qu’Internet. Sur notre site Web, vous pouvez poser des questions sur nos services et fournir des informations sur vous-même notamment en nous envoyant des courriels électroniques incluant votre CV. Si vous nous fournissez des informations personnelles par courrier électronique non crypté, vous devez être conscient des risques inhérents d’interception sur lesquels nous n’avons aucun contrôle.

Accès et rectifications à vos renseignements personnels

Synergie se base sur les renseignements que vous nous transmettez, ainsi que sur les renseignements obtenus par des tiers, par exemple des tiers qui fournissent des références, des établissements d’enseignement ou des tiers effectuant des vérifications des antécédents. 

Vous pouvez à tout moment faire une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels et nous vous fournirons les renseignements que nous détenons à votre sujet dans la mesure de ce que prévoient les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Nous nous réservons le droit d’exiger des frais raisonnables pour la transcription, reproduction ou transmission de ces renseignements.

Synergie s’efforce de conserver des registres précis de vos renseignements personnels, mais cela ne peut être réalisé sans votre aide. Dans cet effort continu, nous vous demandons de nous informer sans délai de tout changement relatif à vos renseignements personnels afin que nous puissions effectuer les modifications nécessaires lorsque cela s’avère approprié.

Pour nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels ou pour effectuer une demande d’accès, contactez-nous aux coordonnées mentionnées dans la section « contactez-nous » ci-dessous.

Contactez-nous pour toute demande, question ou préoccupation

Si vous souhaitez formuler une demande d’accès et/ou de rectification, si vous avez des questions à propos de cette politique ou si vous pensez que Synergie ne s’y conforme pas, veuillez contacter : Cora Bucci, Responsable de la protection des renseignements personnels, [email protected]

Changements de politique de confidentialité

Nous pouvons à l’occasion modifier la présente politique. Nous vous encourageons donc à examiner cette politique chaque fois que vous visitez notre site web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Dernière mise à jour de cette politique : Septembre 2024